Transcription & Journaux 100% Automatiques

La plupart des logiciels comptables actuels excellent dans la tenue comptable, les déclarations, la balance, le grand livre et les états financiers.

Cependant, le travail le plus coûteux en temps intervient avant cela :

• réception des factures
• tri des documents
• saisie des données
• vérification des montants
• identification des comptes
• création des écritures
• création des journaux

Magic Journal intervient précisément à cette étape.

L'application automatise le travail qui précède votre logiciel comptable. Elle transforme des photos ou PDF de factures en données structurées et en journaux comptables prêts à être importés.

Vous continuez donc à utiliser votre logiciel habituel (Sage, Ciel, Cegid, EBP, etc.), mais avec beaucoup moins de saisie manuelle.

Non.

Magic Journal n'est pas un logiciel de comptabilité destiné à remplacer Sage, Ciel, Cegid ou EBP.

C'est une couche d'automatisation qui travaille avant votre logiciel comptable.

Le processus devient :
Factures → Magic Journal → Export → Sage

Au lieu de :
Factures → Saisie manuelle → Sage

Vous conservez vos habitudes, vos procédures, vos déclarations et votre historique dans votre logiciel actuel.

Oui.
Vous pouvez commencer à l'utiliser immédiatement une fois vos accès (login/passe) envoyés à votre e-mail, sans aucune formation spécifique. Ce n'est pas un logiciel de comptabilité, mais un outils d'automatisation des tâches, avec peu ou aucune configuration spéciale. Une section d'aide est accessible, au besoin, pour vos clients qui vont uploader leurs factures à distance, ou pour vos agents pour le reste des fonctionnalités.

Oui.
Vous pouvez sélectionner un dossier complet contenant des centaines ou des milliers de factures puis lancer le traitement en une seule opération.
Aucune saisie individuelle n'est nécessaire.

Oui.
Magic Journal génère automatiquement :
- journal des achats (401)
- journal des ventes (411)
- écritures comptables associées
L'équilibre débit/crédit est calculé automatiquement.
Les écritures restent modifiables avant validation définitive.

Oui.
Vous pouvez créer des accès spécifiques permettant à vos clients de déposer leurs documents directement dans leur dossier.
Les documents sont immédiatement disponibles pour traitement.
Cela évite les échanges de mails et les déplacements inutiles.
 
Les droits d'accès sont très granulaires pour vos client ou pour vos collaborateurs.
Vous pouvez autoriser un collaborateur uniquement sur :
- une ou plusieurs sociétés spécifiques
- un mois spécifique à une société
- une année spécifique à une société
- les achats uniquement d'une société pour un mois/année
- les ventes uniquementd'une société pour un mois/année

Prenons un cabinet traitant 10 000 factures par mois.

En méthode traditionnelle :

• 3 minutes de transcription moyen par facture
• soit 30 000 minutes
• 1 minutes en moyenne d'écriture du journal
• soit 666 heures de travail

Avec Magic Journal :

• 1 à 2 minutes de vérification moyenne par facture nécessitant un contrôle
• environ 0 à 15 % des factures nécessitent une intervention

Charge réelle :

• 10 000 factures × 10% × 2 minutes = 2000 minutes
• Soit environ 33 heures de travail.

Dans cet exemple :

• avant : 666 heures
• après : 33 heures

Réduction de charge : environ 95%. 

Oui.

Oui.

L'application prend en charge les évolutions fiscales historiques.
Nous conservons notamment la compatibilité avec les anciennes valeurs de TVA et de taxes utilisées durant les années précédentes.

Par exemple :

• anciens timbres fiscaux
• anciennes TVA
• anciennes versions des taxes applicables

L'objectif est de permettre la reconstruction correcte d'anciennes comptabilités.

Oui.

C'est même un cas très fréquent.
De nombreuses entreprises :

• n'ont jamais terminé leur comptabilité
• ont accumulé plusieurs années de retard
• ont perdu une partie de leurs archives comptables

Il suffit d'uploader les factures d'achats et de ventes des périodes concernées.

Magic Journal peut alors reconstruire automatiquement les données et les journaux associés.
Il est tout à fait possible de traiter :

• 12 mois
• 24 mois
• 36 mois
• ..etc

La disponibilité visée est supérieure à 99 %.

La plateforme fonctionne sur une infrastructure cloud redondante donc il est rare que cela arrive.

En complément :

• sauvegardes automatiques
• copies de sécurité
• réplication des données
• infrastructure de secours géographiquement distincte

En cas d'incident majeur, une bascule vers l'infrastructure de secours peut être réalisée.
Les sauvegardes disponibles datent généralement de moins de 24 heures et souvent de moins d'une heure.

Oui.

Les exports sont configurables.
Vous pouvez notamment :

• modifier l'ordre des colonnes
• masquer certaines colonnes
• afficher uniquement les colonnes souhaitées
• ajouter des colonnes personnalisées
• définir un numéro de départ des pièces comptables
• créer des modèles différents selon les clients

Cette personnalisation est disponible aussi bien pour les exports de transcription que pour les journaux comptables.

Vous pouvez définir vos propres règles comptables.

Par exemple :

• certains fournisseurs toujours vers le même compte
• certains articles toujours vers le même compte
• certaines sociétés avec leurs propres règles
• Appliquer par example, l'identifiant 62222 au lieu de 622 à un ou tout vos clients
• Appliquer par example, l'identifiant 62222 au lieu de 622 juste quand le fournisseur est ste xxx, ou que le produit est "sac de sucre 30kg" et bien d'autres combinaisons

Ces règles sont ensuite réutilisées automatiquement lors des prochains traitements, mais vous pouvez aussi actualiser avec un simple clic les anciennes écritures d'une facture